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Voyagiste pour le business : pas une sinécure !
Clic-clic, on boucle sa valise, on embrasse son chéri et on largue les amarres pour une nouvelle destination locale ou internationale. Partie pour des missions ponctuelles ou de longue durée, c’est le métier ou le poste occupé qui l’exige : commercial, cadre sup’, responsable export, représentant de laboratoire pharmaceutique, acheteur international, fournisseur dans l’industrie, consultant ou encore journaliste-reporter pour n’en citer que quelques-uns. Une part substantielle du travail (rendez-vous clientèle, contacts, colloques…) se déroule géographiquement ailleurs et, qu’on soit salarié ou à son propre compte, il s’agit d’optimiser au mieux ses déplacements. Car à s’absenter trop fréquemment du bureau sans tout verrouiller au préalable, des mauvaises surprises peuvent nous y accueillir à l’arrivée. On peut également rapidement se muer en OVNI à la mine et au tailleur froissé en permanence,fatiguée, débordée ou accablée par le poids de ses responsabilités professionnelles et familiales. Inscrite dans l’urgence inefficace et l’énergie brouillonne, on finit bientôt par faire voeu de sédentarité pour faire cesser ce cauchemar. Pourtant, bien équipée, entourée de bons collaborateurs et utilisant au mieux ressources perso et petites astuces, les virées professionnelles peuvent à contrario constituer une véritable bouffée d’oxygène, rompant avec la routine immuable ! Quelles sont les rubriques clés de la nomade attitude ? Anticipation, délégation, gestion du temps, budgétisation rigoureuse, management pratique du déplacement, outils de travail à distance et bien-être personnel et familial.
Avant un long vol, il convient de bien dormir, de s’hydrater et de changer ses habitudes de sommeil.
Management du déplacement :
Un déplacement, on ne vous apprend rien, cela se prépare : visa en cours de validité (pour un périple hors des frontières), dates du séjour, modalités de transport, réservation d’hôtel, le tout dans l’ordre. On optera de préférence pour un hôtel central ou proche du lieu de travail et équipé du Wi-Fi (ce qui permet, à l’étranger, de ne pas mettre sa boîte sur la paille en terme de coût de connexion !). Pour ce qui est des déplacements à l’intérieur du pays, le train est pressenti plus sécurisant que la voiture ; l’avantage est qu’on peut y consulter sa documentation ou boucler du travail en cours, tout en contemplant le paysage ! Néanmoins, si l’on préfère garder sa latitude d’action, l’option voiture se tient aussi. Il est fortement déconseillé d’opter pour une « teuf teuf déglinguée » mais plutôt pour un véhicule équipé des systèmes de sécurité, d’assistance à la conduite et de confort : airbag, abs, climatisation, régulateur de vitesse, gilet, triangle de signalisation… et pourvu, il va de soi, d’un carnet de maintenance strictement à jour (contrôle technique, vidange…). Le mieux est de jouir également d’une assurance à couverture large pour les pannes, accidents ou problèmes de santé. D’autre part, en planifiant l’itinéraire (GPS flambant neuf, site ou logiciel spécialisé), on gagne un temps fou et on échappe à d’éventuelles difficultés de circulation dans certaines zones. Quant aux usagers de l’avion qui traversent parfois plusieurs fuseaux horaires, attention au jet lag ! Déréglant les rythmes biologiques, il peut vous gâcher un déplacement professionnel car au-delà de trois heures de décalage, il y a un risque de coups de pompes, d’insomnies, de troubles de l’humeur… Avant un long vol, il convient donc de bien dormir (sieste), de s’hydrater et de changer ses habitudes de sommeil quelques jours avant (se coucher plus tôt ou plus tard selon le sens du décalage). Bon à savoir : les décalages horaires dans le sens est-ouest sont mieux supportés que dans le sens opposé. Passons maintenant à la panoplie du parfait voyageur ! L’ergonomie est de mise avec un esprit minimaliste qui va à l’essentiel : valise résistante aux chocs et aux usages, garde-robe programmée à l’avance et adaptée à chaque circonstance, tire-lait pour les mamans allaitantes, paire de lentilles de contact de renfort, ordinateur pas trop encombrant et aux dimensions adéquates (un netbook peut faire office d’ordi de voyage), clé usb pour transporter ses données informatiques, smartphone multifonction (dictaphone, appareil photo, Internet…) assorti d’une oreillette bluetooth pour communiquer au volant, chargeurs d’appareils électroniques et cartes de fidélité de compagnies aériennes et de chaînes d’hôtel (pour faciliter les réservations et annulations de dernière minute).
Lorsqu’on ne peut être présente physiquement, il est nécessaire de pouvoir se reposer sur d’autres membres de l’équipe pour la délégation de certaines tâches.
Télétravail : le bureau version mobile !
Une présence en entreprise irrégulière risque de faire perdre le contact avec ses collaborateurs et ses affaires courantes. Mais bonne nouvelle, la technologie (Internet, applications, e-matériel…) s’adaptant de mieux en mieux à toutes les formes de travail, elle nous dote ainsi du don d’ubiquité ! Une fois la connexion opérée avec le serveur de votre entreprise, vos mails professionnels vous suivent alors partout dans le monde. Accéder à sa messagerie, traiter son courrier, rapatrier des documents stockés, etc., la poste du Web travaille ainsi en temps réel. D’un autre côté, disparue des radars pendant des jours voire des semaines, vos interlocuteurs attendent de vous que vous restiez joignable en toutes circonstances ; d’où l’importance de signaler votre absencepar une réponse automatique sur votre messagerie professionnelle indiquant date de retour, numéro d’urgence et coordonnées de la personne à contacter dans l’intervalle. Cette dernière, choisie pour son sérieux, assure l’intérim et constitue le lien avec le bureau. Elément tout aussi crucial : lorsqu’on ne peut être présente physiquement, il est nécessaire de pouvoir se reposer sur d’autres membres de l’équipe pour la délégation de certaines tâches. Au niveau de la gestion des rendezvous, il est aussi grand temps de renvoyer aux oubliettes le vieil agenda aux pages écornées ! Il faut savoir que l’ancêtre a, depuis un moment, entamé son virage informatique. Ainsi, dans sa nouvelle version électronique (sur Outlook, Lotus ou Windows 7), on a maintenant la possibilité de le réactualiser en permanence et de le partager on line avec son assistante par exemple ! Et les plus branchées des nomades vont parfois plus loin dans la réactivité numérique : désireuses de communiquer avec leurs collaborateurs, elles improvisent en quelques clics une cyber-réunion téléphonique ou vidéo, usant de Skype, Adobe Connect ou FlashMeeting. Se créer un Wiki ou un Google Doc pour travailler en collaboratif sur la finalisation d’une note de façon totalement délocalisée est aussi une alternative. A noter que, dans ce bouillonnement d’échanges interactifs dans lequel baigne le travailleur nomade, l’aspect organisationnel devient un must. En effet, il n’est plus permis de se perdre dans des fichiers informatiques sans queue ni tête, non nommés, non classés, non catégorisés ou non archivés par date. La rigueur est de mise avec un dossier par client et des sous-dossiers pour chaque proposition ou affaire, incluant suivi et délai de livraison. Une fois son bureau virtuel impeccablement rangé, on réserve le même sort à tous les documents et papiers volants qu’on scanne pour se prémunir de toute perte ; une version dématérialisée et légère, parfaite pour éviter la survenue de lumbagos !
Nickel avec sa hiérarchie et son budget :
Si vous avez des déplacements ponctuels ou réguliers à effectuer dans le cadre de votre fonction, cette clause est généralement précisée dans le contrat de travail ou dans une note de service interne. Refuser de s’exécuter peut donc être apparenté à une faute grave. Malgré tout, le supérieur ou le patron ne doit pas, en principe, vous en faire part à la dernière minute, histoire que vous puissiez prendre vos dispositions. Une fois rendue à destination, vous devrez aussi, depuis votre chambre d’hôtel à la vue imprenable, envoyer des reportings réguliers à votre hiérarchie. Primo : on lui prouve ainsi qu’on ne se la coule pas douce sur une plage de sable fin. Deuxio : on garde une traçabilité de ses activités. Et politesse contre politesse, lorsque le déplacement a un caractère pénible ou s’effectue sur une longue distance, il n’est pas exclu de négocier un jour ou une matinée de récupération, au retour. Néanmoins, pas question de profiter des ailes de la liberté qui vous poussent, hors du bureau, pour faire la bamboula ; le reste du temps, vous risqueriez de le payer cher sur le plan de la santé ! Volet budget, si l’entreprise prend à sa charge les frais de déplacement professionnel, c’est au principal intéressé qu’incombe la responsabilité de gérer sa cagnotte au dirham près ; à condition de ne pas appartenir à l’espèce qui fait du n’importe quoi avec les sous des autres ou qui rame lamentablement en s’emmêlant les pinceaux dans les calculs. Quelques exemples : les distraits qui laisseront les notes de frais s’accumuler en peinant à se faire rembourser de grosses sommes par la comptabilité, le moment venu ; les “poches trouées” qui perdront ou oublieront les justif’ dans des endroits improbables, s’acheminant vers une ruine certaine ; les filous qui grefferont leur conjoint à leur sortie resto, en traficotant l’addition ; les inconscients qui se feront tirer les oreilles par leur DRH après avoir fréquenté des hôtels largement au-dessus des moyens de la boîte. Dans la réalité des choses, il s’agit d’abord de s’informer sur les pratiques de l’entreprise ; chacune a ses propres règles et procédures internes : forfait jour délivré à l’avance ou remboursement décalé ; indemnités de transport basées sur un baromètre kilométrique ; catégorie d’hôtel ou de restaurant à laquelle on a droit ; invités pouvant être associés au partage d’une entrecôte baveuse (client, prospect, consultant…) ; plafonnement des remboursements en fonction de la destination ; etc.
Bien-être perso et familial :
Pénélope qui attend Ulysse parti en goguette : c’est un peu l’image du couple où l’un des partenaires prend régulièrement la poudre d’escampette, laissant l’autre se coltiner l’intendance, le secrétariat, les gosses et tutti quanti… Un oiseau migrateur qui rate, avec une constance rare, les anniversaires et la plupart des évènements de la vie de famille ! A l’arrivée : une chape de culpabilité sur les épaules du « coupable » et une frustration continue pour celui ou celle qui subit cette instabilité dans le quotidien. Or, déjà, en tentant de ritualiser ses déplacements (ex : dernière semaine du mois ou certains jours précis), on peut mieux aménager sa présence au sein du foyer en programmant avantageusement le temps passé ensemble. Et rien n’interdit de se faire rejoindre le week-end par son chéri ou ses petites têtes blondes, pour clôturer en beauté le morne déplacement professionnel ! Avec un peu de bonne volonté et d’anticipation, l’époux ou le parent approximatif peut donc transformer sa mauvaise image privée en étant attentif à initier des rendez-vous téléphoniques pour s’assurer des devoirs faits, en ayant un stock de cadeaux d’avance glanés au fil de ses voyages dans le coffre, en marquant en rouge sur son agenda les dates prioritaires qui contre-indiquent la bougeotte, en instaurant des prélèvements automatiques sur les différents postes de dépense pour éviter les coupures d’électricité ou de téléphone, en réalisant une maintenance préventive de la maison une fois par an (toiture, chaufferie…), en prenant tacitement le relais des corvées, dès que possible, conforté par la reconnaissance du conjoint… Mais alors, prise entre le marteau et l’enclume, qu’en est-il des plages réservées à soi, désormais réduites à une peau de chagrin ? Justement, les plus astucieuses ont trouvé la parade ! En déplacement, elles profitent judicieusement des longues soirées solitaires pour se faire du bien et gérer leur stress. Ainsi, à elles le petit spa ou la salle de gym à vertu réparatrice, la lecture de revues ou de bouquins dans le silence, la marche revigorante sur la côte d’El Jadida… Du reste, une séance de shopping improvisée à Madrid ou à Paris permet aussi de renouveler son dressing, de temps à autre, en joignant l’utile à l’agréable ! â–
« Rien n’interdit de se faire rejoindre le week-end par son chéri ou ses petites têtes blondes pour clôturer en beauté un déplacement professionnel. »
